Tanto si estamos a favor como en contra del teletrabajo, lo que está claro es que es una modalidad de trabajo que cada vez va a ser más común, y para la que hace falta adaptarse. Para nosotros, el teletrabajo ha sido una realidad desde los inicios en Alan, y es algo que todos nuestros empleados pueden hacer tanto a tiempo completo como de forma parcial. Hemos ido acumulado algunos conocimientos sobre este tema y vamos a compartirlos aquí. Ésta es nuestra pequeña guía (imperfecta e incompleta) sobre el teletrabajo. Hablando claro, a lo mejor no se adapta a todo el mundo y cada uno deba hacerla suya, pero esperamos que os pueda servir como una buena base. 😊
Instalarse
Material: un buen escritorio, una buena silla, una buena pantalla y unos buenos auriculares con cancelación de ruido.
Aquí te dejamos algunos consejos prácticos a tener en cuenta para mantener una vida sana mientras trabajas desde casa:
- Si puedes, construye una oficina “real” en casa, que se distinga de los espacios donde sueles relajarte (no trabajes desde el sofá o en la cama).
- Prioriza instalarte cerca de la ventana, para aprovechar la luz del día.
- Si ves que la situación se alarga, puedes invertir en una silla más cómoda y una pantalla que no te haga daño a la vista.
- Si vives con tu pareja o hijos, el silencio o el aislamiento del sonido es una verdadera ventaja, por lo que unos buenos auriculares con cancelación de ruido pueden marcar una gran diferencia.
Comunicarse
A no ser que te sepas comunicar muy bien escribiendo/por escrito, la mayoría de tus interacciones espontáneas en el trabajo probablemente sean orales. Ya sea para preguntar, explicar una idea o discutir sobre un proyecto, es el reflejo. Cuando hablamos de teletrabajo, la conversación oral se sustituye a menudo por la escrita por necesidad, y esto puede jugarte una mala pasada si no estás acostumbrado. Por lo tanto, es importante elegir las herramientas adecuadas en función del uso que tengan, ver cómo pueden complementarse entre sí, o ponerse de acuerdo sobre nuevos métodos.
Conversaciones escritas
Herramientas de referencia: Slack, Microsoft Teams, o WhatsApp. Por nuestra parte, la principal herramienta de conversación que usamos es Slack, una aplicación de mensajería instantánea que nos permite trabajar bien en remoto.
Comunicarse por escrito nos permite:
- Mantener un registro de todas las conversaciones y preguntas que se hacen, para poder encontrar fácilmente las respuestas.
- Tener un buen equilibrio entre la espontaneidad y la perspectiva que nos permita cambiar de herramienta si queremos.
- Respetar los métodos de trabajo de cada uno, la conversación puede ser inmediata para algunos y a async para otros.
Pero existen algunas limitaciones:
- A veces tendemos a auto-censurarnos y hacer menos preguntas, mientras que, paradójicamente, no hay que dudar en preguntar más cuando algo no está claro.
- Es más complicado tener claro el tono de voz que queramos usar ya que puede mal interpretarse. Así que intentemos ser lo mas claros posibles.
- Estas herramientas no están diseñadas para la gestión de proyectos o conversaciones libremente, es importante conocerlas y cambiar a otras herramientas si es necesario (las comentaremos más adelante).
Conversaciones orales
Herramientas de referencia: Google Hangouts, Zoom, Skype, ¡o tu teléfono!En nuestro día a día intercambiamos conversaciones espontáneas sin necesidad de utilizar ninguna herramienta para ello, nos sale innato. Pero en tiempos de confinamiento nos hemos dado cuenta de que estas interacciones orales que damos por sentadas son más útiles de lo que pensamos. La recuperación de esta forma de interacción oral nos permite:
- Reemplazar las reuniones.
- Hablar con alguien para ponerse en un estado mental determinado (motivarse mutuamente, entrar en un estado creativo, etc).
- Conectar “humanamente” con alguien, por ejemplo, para liberar estrés o compartir cosas espontáneamente, algo que a lo mejor no explicaríamos por escrito para evitar preocuparnos por el hecho de que se pueda registrar la conversación.
Pero existen algunas limitaciones:
- Si en esta conversación se habla sobre algo interesante vinculado al trabajo, tendremos que tomar notas o preparar un resumen para los ausentes.
- La incompatibilidad con otras actividades al mismo tiempo hace que demos prioridad a las conversaciones orales como momento recreativo.
- Dado que la fiabilidad de estas herramientas está vinculada al material de cada uno, a veces es necesario conectarse con un poco de anticipación para comprobar que todo funcione bien antes de empezar la reunión.
Organizarse en equipo
Herramientas de referencia: Trello y Basecamp para la gestión de proyectos y otras herramientas como Notion para compartir tus conocimientos sobre algún tema. Tal y como hemos comentado anteriormente, la comunicación es de suma importancia. Sin embargo, las conversaciones instantáneas y las videoconferencias en plataformas como Slack y Hangouts no son precisamente las más adecuadas para proyectos grandes donde se necesita organizar y coordinar el trabajo entre varias personas.
Por nuestra parte, para el trabajo en equipo preferimos utilizar herramientas como las tablas de trabajo de Trello, formadas por columnas con casillas editables que pueden contener archivos, imágenes, enlaces, y que se pueden mover fácilmente. Es como tener una pizarra llena de post-its de diferentes tamaños que se puede consultar y modificar desde cualquier parte y por cualquier persona que tenga acceso.
El límite que tiene una herramienta tan versátil es que realmente queremos usarla para todo, incluso para cosas para las que ya existen herramientas mejores y más optimizadas. Por esta misma razón usamos Notion para almacenar los conocimientos que vamos acumulando, así como procesos recurrentes. Tener un ‘knowledge-base’ sólido, fácil de “buscar” y accesible es una mina de oro cuando estamos aislados, cada uno por su cuenta, en condiciones en las que preferimos buscar las respuestas nosotros mismos.
Transparencia y confianza
Independientemente que tu equipo empiece a trabajar desde casa debido al confinamiento, o que ya lo hiciera antes, no hay que perder de vista el hecho de que las circunstancias son nuevas. Incluso si pensamos que ya tenemos buenas costumbres, nuestro entorno ahora es tan diferente que inevitablemente habrán nuevos hábitos y errores que aprender: es normal.
Sé honesto contigo mismo y con tus compañeros. Nosotros hemos creado una hoja de Excel online donde todos la rellenamos para estimar hasta qué punto nuestro trabajo podría verse afectado.Todos hemos indicado nuestras limitaciones y disponibilidad para el próximo período. Es importante para las personas con las que trabajamos, pero también es importante para ti mismo recordar y escribir en un papel la posibilidad de que no seas tan efectivo como de costumbre. Mientras se comunique claramente, no importa.
A partir de ahí, si todos lo hablamos, será mucho más fácil confiar el uno en el otro. Lo peor sería tener un ambiente de desconfianza donde todos estén controlando el trabajo que hacen los demás. Todo el mundo intenta hacer todo lo posible para mediar las limitaciones vinculadas a la epidemia y continuar con su actividad profesional. Durante el día a día, marca tu tiempo de descanso si tienes que cuidar a tus hijos u otras personas. Los cambios relacionados con la epidemia nos afectarán a todos, así que no dudes en hablar de ello.
Organízate por tu cuenta
Herramientas de referencia: Trello, Todoist, o una libreta. Si tu ritmo en la oficina no se depende del de tus compañeros, trabajar desde casa puede ser un poco caótico. Para conseguir ser eficientes es imprescindible organizarse bien.
Algunas recomendaciones:
- Establecer y cumplir con los horarios de trabajo, solo por tener cerca el ordenador, no significa que debas hacer más de la cuenta.. Si es necesario, ¡guárdalo!
- Empieza el día con un objetivo claro de lo que quieres conseguir.
- Añadir cosas a una interminable lista imaginaria durante todo el día no te hará sentir que hayas cumplido con lo que querías, y es engañoso cuando trabajas desde casa.
- Acaba el día con una lista de lo que realmente has hecho, y planifica lo que te gustaría hacer mañana.
Por todas estas razones utilizamos varias herramientas diferentes. Ya sea por la satisfacción de tachar un objetivo conseguido, para ver de un vistazo lo que queda por hacer, para no tener que hacer malabarismos mentales con las diferentes cosas que nos quedan por hacer, o simplemente para escribirlas, las listas nos pueden aliviar mucho a diario.
Todoist es una gran herramienta para gestionar tus propias listas, aunque hay otros confían más en su pequeña libreta y un bolígrafo. Por otro lado, hay los que prefieren una herramienta de colaboración como Trello, ya que ofrece a sus colaboradores una visión general de la carga de trabajo que tienen y así poder evitar aquellas preguntas que empiezan con “¿Tienes tiempo para…? “.
Finalmente: cuídate
Tómate tu tiempo para respirar, bebe agua regularmente y camina para estirar las piernas: ¡el estilo de vida sedentario, especialmente en períodos de confinamiento, puede ser traicionero!
Ser eficaz trabajando desde casa es sólo una de las muchas limitaciones que hay que afrontar en este período de confinamiento. Para ayudarte a afrontar las grandes temáticas provocadas por la crisis del coronavirus, hemos puesto a tu disposición todas las respuestas a tus preguntas sobre el coronavirus.
